高职院校是为国家和区域经济发展培养各类高素质技能型、应用型人才的场所，对推动高等教育发展具有重要的作用。高职院校学生档案管理工作作为高职教育综合管理工作中的一项，真实反映了高职学生在校期间各项表现和真实面貌。目前，用人单位对人才的要求越来越高，做好学生档案管理工作，是高职院校向用人单位提供出内容全面、真实可靠的学生信息的重要手段。然而很多高职院校学生档案管理工作或多或少都存在一些管理上的问题，如程序不规范、管理不正规、档案内容不全面等问题，使学生档案没有在用人单位选拔人才时发挥应有作用。笔者通过对目前高职院校学生档案管理工作重要性和普遍存在问题的分析，提出相应解决措施，希望对改进高职院校档案管理工作做出一定贡献。
1.高职院校学生档案的重要性分析
1.1学生档案是高职院校学生各项信息查询的依据
学生档案记录了高职院校每名学生在校的各项情况，为学生入党、毕业、参军、考级考证、资助工作、专升本工作提供证明和依据。学生档案对学生毕业、就业和创业相当重要。
1.2学生档案是反映一所高职院校教育质量和管理水平的标志
高职教育以培养高素质技能型人才为目标，以校企合作、工学结合为主要教学方式，注重理论与实践相结合，走产学研用相结合的发展道路。目前，很多高职院校面对生源逐年减少这一残酷现实，都朝着专业化、多元化、特色化方向改革和创新，一些专科学历的高职院校也逐步扩大办学规模，增加办学投入，提高办学质量，朝着“升本”方向发展。无论是改革创新也好，专科升本科也罢，学生档案始终作为一项重要内容，为高职院校未来升级提供重要支撑数据。因为它记载着每所高职院校每名学生的情况，反映着每所高职院校的教育教学质量、人才培养和综合管理水平，是学校发展必不可少的考核、考评依据。
1.3学生档案为用人单位提供全面的档案内容
高职教育办学水平的一个重要考量指标就是学生就业，换句话说，高职教育就是就业教育。高职学生档案面向的客体是用人单位，记录着每名毕业生在校学习后所获得的学历资料、能力资料、奖惩资料、党团资料和身心健康资料等。可以说，学生档案可以最为全面和权威的反映一名学生的在校情况和个人情况，既是一名学生终身的“品牌”，也是用人单位考核“品牌”的标准。
2.高职院校学生档案的一般特征
熟悉和掌握高职院校学生档案的特征对于档案管理工作的有效开展具有至关重要的作用，笔者认为，高职院校学生档案至少具备以下特征：
2.1应用性强
结合高职院校培养高素质技能型、应用型人才的这一特征，高职院校学生档案也具有应用性强的特点。学生档案不仅记录学生在校期间的学习、生活以及获奖等各项情况，通过一些数字和文字描述向我们反映出每一名学生的的素质、能力、专业知识、技能和艺术素养等内在情况，这不仅为用人单位，更为每名学生的一生发展提供着具有极高价值的参考数据，在任何时间和阶段都具有较强的应用性。
2.2差异性强
高职院校包括本科和专科两个学历教育层次。目前，高职院校学生包括本科（四年制）、专科（三年制）、 “三+二”、“一年制中专”等多样性的学苗类型。因此，按照学苗类型，对学生的管理和教育情况也存在诸多不同，学生档案根据学生层次不同也存在差异。
2.3周期性短
高职院校学生档案伴随着学生高考结束报道接收到学生毕业派发档案送走，存在着周期性短、流动性强、不稳定等特征。
3.高职院校学生档案管理存在的普遍问题
高职院校学生档案管理工作是各项管理工作中的一项，也是促进学校发展的基础性工作。然而，目前高职院校的学生档案管理虽然逐渐被重视并日趋规范，但还存在一些普遍问题，具体如下：
3.1对学生档案管理不十分重视
对学生档案不重视的问题不仅仅存在于高职院校，还存在于毕业生就业企业和学生个人。很多高职院校没有意识到学生档案的价值和作用，对学生档案的管理工作不重视，认为档案工作只是一项附属工作，做好与否无关学校发展建设。因此，很多高职院校缺少专职部门和人员负责档案工作。由于目前就业竞争压力日趋增大，很多高职毕业生就业时往往没有应征到国企单位，而民企、私企往往对人事档案的存储要借助第三方部门代理，这类企业本身就存在对学生档案的重视程度不够的问题，导致毕业生同样认为要不要档案无所谓的态度。
3.2学生档案填写不认真
很多高职院校除一些反应学生成绩的客观材料外，还存在一些需要当时班主任、辅导员、党团组织填写的鉴定说明。但往往我们看到的学生档案鉴定情况都填写的“同意”，“情况属实”诸如此类的简单评语，这就反映出很多高职院校学生档案填写时不认真的问题，使档案在日后参考时不能提供内容客观、全面而准确的信息。
3.3没有形成专业性强的专职档案管理人员队伍
很多高职院校没有设置专门的档案管理部门或配备专职档案管理人员，也有一些高职院校的档案管理人员配备不专业、不固定，导致学生档案管理工作不规范。很多高职院校甚至由辅导员老师带领学生干部完成每年的档案整理工作，这极易导致学生档案收集不及时、材料错装、漏装和丢失的情况。
3.4档案管理手段比较落后
由于对学生档案管理不够重视，很多高职院校存在对档案管理手段落后的问题。尤其是数字化档案管理没有及时跟进，很多管理手段还停留于手工管理。很多高职院校虽然实现了数字化管理，但没有实现对外共享功能，只能对内查阅资料，一旦学生毕业后，用人单位仍然无法实现学生信息查询。
4.加强高职学生档案管理工作的思路和措施
4.1加强学生档案信息化建设
高职院校招生规模逐年扩大，毕业生逐年增多，学生档案数量和信息内容也逐年变得复杂。加强学生档案的信息化建设是最有效率解决这一问题的途径。因此，各高职院校学生档案工作应该逐步实现代化和信息化管理，建立起学生信息网络管理系统。提高重视，加大投入，加强网络硬件设施建设，以计算机检索取代手工档案卡片查找，逐步建立操作便利、综合性强的档案信息数据库和档案信息资源网络。
4.2建立一支专业精、业务强、素质高的学生档案管理队伍
面对内容日益复杂多样的档案信息和不断进步的档案管理方式，配备一支专职、专业的学生档案管理队伍势在必行。因此，在学生档案管理人员的选拔上，要坚持专业、专职的原则，并加强档案管理人员的培训和教育，不断提高其素质和业务能力，使学生档案管理不断朝着标准化和规范化的方向发展，更好的为学校和学生服务。
4.3实行科学有效的学生档案管理流程
学生档案管理人员在使用新技术、新设备进行操作的同时，要遵循科学而有效的工作流程。首先要及时收集每名学生的档案信息，随后将可规范化的档案材料整理并录入电脑信息库中进行分类归档，最后要注意对录入的学生信息进行不断地更新，以便学生毕业时能够及时有效的整理档案并派发至用人单位。 [科]
